Вадим Панов родился 15 ноября 1972 года в «классической семье военного образца». Часто менял место жительства и школы. В 1983 году семья Пановых переехала в Москву, где Вадим, окончив школу, в 1989 году поступил в Московский авиационный институт (МАИ), на факультет радиоэлектроники летательных аппаратов (ФРЭЛА). Во время учебы он активно принимал участие в деятельности студенческого театра «Зеркало», где в 1994 году по его пьесе был поставлен спектакль «Такие игры». В МАИ Вадим встретил свою будущую жену - Наталью. В 1995 году Панов окончил МАИ с дипломом радиоинженера.

Литературная деятельность Панова началась в 2001 году, когда был опубликован «фэнтезийно-городской» роман «Войны начинают неудачники», положивший начало циклу «Тайный Город», писателю в то время было 29 лет.

По словам самого Панова: «Мне понравилось писать книги, я рад, что мои истории интересны многим людям, а потому после «Тайного Города» появились «Анклавы» и сборник La Mystique De Moscou, мистическая серия, которую я очень хочу продолжить».

Панов отец двух дочерей, Полины и Ирины.

Писатель регулярно проводит встречи с читателями, даёт много интервью, общается с поклонниками на форуме своего сайта.

Супруга писателя, Наталья, первый и самый «суровый критик» всех его произведений. Вадим Панов помимо творчества занимается бизнесом.